Метки

, ,


Вступление

В этой части работы, мы продолжаем рассматривать вопросы форматирования таблиц. В рамках этой статьи мы рассмотрим, как работать со столбцами таблицы. Если вы помните, прошлая часть статьи была посвящена работе со строками таблицы, и если вы ее читали, вам будет намного проще усвоить новый материал.

Столбец таблицы

Столбец – это своего рода прямоугольник, который состоит из расположенных последовательно ячеек, подобно колонне (здания или забора), состоящей из кирпичей. Всего таблица может вмещать в себя от одного до 63-х столбцов. При настройках по умолчанию, при вводе текста, ширина столбца не меняется, увеличивается только высота строк – это сделано для того чтобы таблица расширяясь не выходила рамки полей страницы.

Выделение столбцов

Как выделять строки рассказывалось в прошлой статье, теперь пришел черед узнать, как выделять столбцы. Для выделения одного столбца, сделайте следующее:

1 способ:

  1. Поместите курсор в любую ячейку нужного вам столбца;
  2. Откройте вкладку «Макет»;
  3. В группе «Таблица» нажмите кнопку «Выделить»;
  4. В открывшемся меню выберите пункт «Выделить столбец»

2 способ:

  1. Подведите курсор к верхней границе таблицы, в области расположения первой ячейки столбца;
  2. Когда курсор примет вид стрелочки, направленной вниз – нажмите левую кнопку мыши

3 способ:

  1. Выберите любую ячейку в столбце, который нужно выделить;
  2. Нажмите правую кнопку мыши и в контекстном меню задержите курсор над пунктом «Выделить»;
  3. В открывшемся меню выберите пункт «Выделить столбец»

Рисунок 1. Выделение отдельных столбцов

Примечание. При использовании этого способа, вы можете просто подвести курсор к нужной ячейке и сразу нажать правую кнопку мыши.

Чтобы выделить несколько столбцов подряд, сделайте следующее:

1 способ:

  1. Выделите (в строке) несколько ячеек;
  2. Откройте вкладку «Макет»;
  3. В группе «Таблица» нажмите кнопку «Выделить» и из открывшегося меню выберите «Выделить столбцы»

2 способ:

  1. Подведите курсор к верхней границе таблицы, в области расположения первой ячейки столбца;
  2. Когда курсор примет вид направленной вниз стрелочки – протащите его вдоль столбцов

Примечание. Нет особой разницы – слева направо, или справа налево вы тащите курсор, выделяя столбцы, но если вы хотите безошибочно выделить ряд столбцов – выбирайте крайний.

Далеко не всегда столбцы необходимо выделять последовательно, чаще всего это «random», то есть выделять приходится в разнобой. Для этого сделайте следующее:

  1. Подведите курсор к верхней границе таблицы, в области расположения первой ячейки столбца;
  2. Курсором в виде направленной вниз стрелочки, нажимайте левую кнопку мыши — при этом нажав и удерживая клавишу <Ctrl>

Рисунок 2. Произвольное выделение столбцов

Примечание. К сожалению, возможность произвольно выделять столбцы, выбирая различные ячейки и используя кнопку «Выделить» (группа «Таблица» вкладки «Макет») – не поддерживается. Так, при использовании кнопки «Выделить» выделяется столбец, ячейка которого была выделена последней, а при использовании контекстного меню – тот столбец, над ячейкой которого находился курсор. А ведь будь такая возможность, пользователь, работающий с большой таблицей, смог бы выделять произвольно ячейки, находясь в центре (или любом другом месте таблицы, главное — вдали от ее начала) большой таблицы, занимающей несколько страниц, а затем выделить столбцы двумя вышеперечисленными способами. При этом не пришлось бы «откатываться» к первой строке таблицы. Надеюсь, подобная возможность будет реализована в ближайших обновлениях.

Добавление столбцов в таблицу

Очень часто как к новым, так и существующим таблицам приходится добавлять новые столбцы. Например, в ряде финансовых документов добавляются отчетные периоды, которые требуют под себя отдельные столбцы, при этом общая структура таблицы не меняется. Чтобы добавить недостающие столбцы, сделайте следующее:

1 способ:

  1. Поместите курсор в любой ячейке столбца, рядом которым вы хотите добавить еще один столбец;
  2. Откройте вкладку «Макет»;
  3. В группе «Строки и столбцы» нажмите кнопку «Вставить справа» — для добавления столбца справа от текущего, «Вставить слева» — соответственно, слева от текущего

2 способ:

  1. Подведите курсор к любой ячейке искомого столбца;
  2. Нажмите правую кнопку мыши и в контекстном меню подведите курсор к пункту «Вставить»;
  3. В открывшемся списке выберите «Вставить столбцы слева/справа»

3 способ:

  1. Выберите любую ячейку в столбце, рядом с которым будет добавлен новый;
  2. Откройте вкладку «Макет»;
  3. В группе «Строки и столбцы» нажмите кнопку открытия окна «Добавление ячеек»;
  4. Выберите «Вставить целый столбец»

4 способ:

  1. Подведите курсор к любой ячейке нужного столбца и нажмите правую кнопку мыши;
  2. В контекстном меню подведите курсор к «Вставить» и выберите пункт «Вставить ячейки»;
  3. В окне «Добавление ячеек» выберите «Вставить целый столбец»

Рисунок 3. Добавление столбцов

Ширина столбца

Одна из наиболее частых операций со столбцами, которую необходимо выполнять пользователям – это изменение его ширины. Далее мы рассмотрим различные способы изменения ширины столбца.

Быстрое изменение ширины столбца

Когда точность в размерах столбца не так важна, как скорость, с которой нужно изменить ширину столбцов, нужно использовать следующий способ:

  1. Подведите курсор к вертикальной границе столбца – он примет вид двусторонней стрелочки со знаком равно посредине (подобно тому, что появляется при работе со строками, только стрелочки и знак расположены здесь вертикально);
  2. Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши (на месте курсора появится вертикальная пунктирная линия), а затем перетащите линию вправо/влево

Примечание. Если увеличить ширину столбца можно почти всегда, то уменьшить  — далеко не всегда, чаще всего этому мешает содержимое ячеек.

В случае, когда важна точность, можно задать требуемое значение ширины столбца достаточно  точно (в сантиметрах). Для этого сделайте следующее:

1 способ:

  1. Выберите любую ячейку требуемого столбца;
  2. Откройте вкладку «Макет»;
  3. В группе «Размер ячейки» в поле «Ширина» введите нужное значение и нажмите кнопку <Enter> или воспользуйтесь регуляторами ширины столбца

2 способ:

  1. Подведите курсор к любой ячейке требуемого столбца и нажмите правую кнопку мыши;
  2. В контекстном меню выберите пункт «Свойства таблицы»;
  3. В одноименном окне на вкладке «Столбцы» в поле «Ширина» введите нужное значение;
  4. Для перехода к следующему/предыдущему столбцу нажмите кнопки «Следующий/Предыдущий столбец»;
  5. Если нужно задать последовательно ширину столбцов в процентах – в поле «Единицы» выберите «Проценты»

3 способ:

  1. Выберите любую ячейку требуемого столбца;
  2. Откройте вкладку «Макет»;
  3. В группе «Размер ячейки» нажмите кнопку открытия окна «Свойства таблицы» и дальше действуйте, как было описано выше

Рисунок 4. Точное изменение ширины столбца

Если нужно задать точную ширину для нескольких столбцов подряд – выделите их, а затем используйте либо окно «Свойства таблицы» (на вкладке «Столбец»), либо введите нужное значение в поле «Ширина» (группа «Размер ячейки») на вкладке «Макет».

Чтобы задать точный размер ширины столбцов, выделенных произвольно (не подряд), нужно действовать аналогично, только сначала выделите нужные столбцы (используя клавишу <Ctrl>), а затем уже используйте описанные выше способы.

А что делать, если нужно задать точную ширину для одних столбцов – в сантиметрах, а для других – в процентах? Например, нам нужно чтобы в таблице с ценами на комплектующие для компьютеров, первый столбец, содержащий подробную информацию о товаре (наименование, фирму-изготовителя, ряд технических подробностей) – занимал  18, 84 см (70,7 % или 2/3 от ширины таблицы), второй справа столбец – 2,2 см, и следующие два столбца – 2,8 см. Для этого сделайте следующее:

  1. Выделите первый столбец (или поставьте курсор в любой его ячейке);
  2. Откройте вкладку «Макет» и в группе «Размер ячейки» нажмите кнопку открытия окна «Свойства таблицы»;
  3. На вкладке столбец в поле «Единицы» выберите проценты, а в поле «Ширина» введите – 18,84 см и нажмите «ОК»;
  4. Теперь выберите второй столбец, откройте окно «Свойства таблицы» и в поле «Ширина» введите – 2,2 см;
  5. Теперь выделите крайние справа два столбца, в окне «Свойства таблицы» на вкладке «Столбец» в поле «Ширина» введите – 2,8 см

Все столбцы, ширину которых мы настраивали, примут соответствующие значения. Теперь, чтобы быстро посмотреть, какова их ширина, поместите курсор в нужной ячейке, затем откройте вкладку «Макет» и в поле «Ширина» группы «Размер ячейки» вы увидите их значение в сантиметрах.

Если вы часто работаете с одним типом таблиц, ширину столбцов которых уже знаете «на глазок» (например, нужно для 2-го и 4-го столбца задать значение ширины в 15%, для 3-го в 12% и для первого – в 58%) и не хотите тратить время, последовательно меняя ширину различных столбцов таблицы, можете использовать следующий способ:

  1. Откройте существующую таблицу или создайте новую (с 4 столбцами для нашего примера);
  2. Выделите 2-й и 4-й столбец, откройте вкладку «Макет» и в поле «Ширина»  группы «Размер ячейки» введите — 15% и нажмите <Enter>;
  3. Выделите 3-й столбец и аналогично задайте ширину в 12%;
  4. Выделите первый столбец и задайте ширину в 58%

Рисунок 5. Установка ширины столбцов в процентах

Подобный поход полезен в случаях, когда, например, продавец-консультант постоянно работает с однотипной таблицей (прайс на комплектующие) и уже наизусть знает, какой ширины должны быть столбцы, поэтому ему удобнее использовать их процентные значения, когда он создает новую таблицу или правит существующую. Или когда экономист, составляет поквартальный отчет о расходах, знает что столбец, в котором перечисляются расходные статьи, должен занимать 50% от ширины страницы (или 16, 74 см), а следующие столбцы, отвечающие за расходы по кварталам, должны быть по 12,5% (или 3, 97 см). Другими словами, «процентный» подход немножко быстрее и удобнее численного и его легче запомнить.

Исходя из этого, можно сказать, что MS Word 2010 позволяет пользователям, работающим с определенным типом таблиц, быстро задавать нужные значения ширины столбцов (и строк), как в процессе создания таблицы, так и ее редактирования.

Автоподбор ширины столбцов

При наборе текста, ширина столбцов не меняется автоматически (в отличие от строк), но эту настройку можно изменить. Для этого сделайте следующее:

1 способ:

  1. Подведите курсор к любой ячейке таблицы и нажмите правую кнопку мыши;
  2. В контекстном меню подведите курсор к пункту «Автоподбор»;
  3. В открывшемся списке выберите одно из трех значений:
  • «Автоподбор по содержимому» — ширина столбца будет зависеть от объема текста и примененных к нему параметров форматирования (данный подход приемлем, когда необходимо чтобы строки ячейки с содержимым занимали по высоте не более одной текстовой строки);
  • «Автоподбор по ширине окна» — ширина столбца ограничена шириной страницы, а точнее — размером области ввода текста (это необходимо, чтобы таблица не выходила за рамки страницы – используйте, чтобы «сжать» вставляемые с других программ таблицы, например с Excel);
  • «Фиксированная ширина столбца» — ширина столбца не зависит от содержимого (сколько бы вы не вводили текста в ячейки данного столбца – по ширине он останется неизменным)

2 способ:

  1. Выберите любую ячейку столбца;
  2. Откройте вкладку «Макет» и в группе «Размер ячейки» нажмите кнопку «Автоподбор»;
  3. В открывшемся меню выберите одно из трех значений

Рисунок 6. Автоподбор ширины

Быстрое выравнивание ширины столбцов

К примеру, вы работаете с таблицей, в которой много столбцов и все они (или многие) различной ширины, а вам надо сделать все их одинаковыми по ширине и вам ненужно точное значение – главное чтобы они все были одинаковые и как можно быстрее. Для этого сделайте следующее:

1 способ:

  1. Выделите нужные столбцы;
  2. Откройте вкладку «Макет»
  3. В группе «Размер ячейки» нажмите кнопку «Выровнять ширину столбцов» — столбцы автоматически выровняют свою ширину (все будут одинаковой ширины)

2 способ:

  1. Выделите нужные столбцы;
  2. Подведите к выделению курсор и нажмите правую кнопку мыши;
  3. В контекстном меню выберите пункт «Выровнять ширину столбцов»

Рисунок 7. Быстрое выравнивание ширины столбцов

Сортировка данных в столбце

Если данные в столбце, расположены хаотично, например легковые автомобили разных марок смешаны в кучу или разного литража, типа двигателя и т.п., а вам нужно чтобы они шли в алфавитном порядке (или по литражу, типу кузова и т.д.), сделайте следующее:

  1. Выделите нужный столбец;
  2. Откройте вкладку «Макет»;
  3. В группе «Данные» нажмите кнопку «Сортировка»;
  4. В открывшемся окне «Сортировка» выполните следующие действия:
  • В полях «Сначала по/затем по» введите первоначальные и последующие значения для сортировки (если вы выделили три столбца – укажите приоритетный и последующие, именно в таком порядке они и будут отсортированы;
  • В поле «Тип» выберите, что за тип данных будет сортироваться (текст, числа или даты), затем в поле «По» —  выберите элемент, по которому будет идти сортировка (чаще всего по абзацам);
  • Если нужно чтобы строка заголовка, оставалась на своем месте после сортировки – в группе «Список» выберите пункт «Со строкой заголовка», в противном случае строка заголовка (например, при сортировке по алфавиту) займет свое место в одной из строк, согласно начальной букве текста, расположенного в ячейке;
  • Не забудьте указать порядок сортировки – по возрастанию или убыванию, выбрав нужный пункт в соответствующей группе сортировки;
  • Если вам нужно указать в качестве параметров для сортировки – регистр (учитывать/нет), язык и выбрать разделитель полей – откройте окно «Параметры сортировки». Для этого нажмите на кнопке «Параметры» окна «Сортировка»

Рисунок 8. Сортировка данных в столбцах

Удаление содержимого столбца

Удаление содержимого столбца, как и строки и всей таблицы, происходит по схожему сценарию. Для этого сделайте следующее:

1.       Выделите нужные столбцы, с содержимым, которое нужно удалить;

2.       Нажмите клавишу <Delete>

Заключение

В данной статье, мы рассмотрели все основные вопросы, связанные с форматированием столбцов в MS Word 2010. Познакомившись с содержимым статьи, вы сможете эффективно выделять столбцы, изменять их ширину, добавлять и удалять как столбцы, так и их содержимое, а также сортировать данные в них. Изложенный материал будет полезен всем, кто работает с таблицами в MS Word 2010.