Метки

, , , , , , , ,


Вступление

В данной статье, мы продолжим рассмотрение вопросов по работе с таблицами. В частности мы познакомимся с тем, как выполнять изменение цвета линий в таблице, как менять стили таблиц, как добавлять и изменять высоту строк и так далее.

Изменение цвета линий таблицы

Чтобы подчеркнуть содержимое отдельных строк, помимо изменения их толщины или рисунка, можно использовать различные цвета. Так, особо важные данные в таблице можно выделить строками из красных линий, а рекомендуемые к ознакомлению – строками из зеленых линий, в зависимости от требований и фантазии автора. Чтобы изменить цвет линий в таблице, сделайте следующее:

1 способ:

  1. Выделите нужный фрагмент таблицы;
  2. Откройте вкладку «Конструктор;
  3. В группе «Рисование границ»  откройте меню кнопки «Цвет пера» и в меню выбора цвета выберите цвет темы. Если представленные там стандартные цвета и основные цвета темы вас не устраивают, то выберите «Другие цвета» и в окне «Цвета» подберите нужный цвет;
  4. Выбрав подходящий цвет, нажмите кнопку «Нарисовать таблицу» и проведите курсором-карандашом по линиям в таблице. Для отключения этого инструмента повторно нажмите эту кнопку или клавишу <Esc>

Рисунок 1. Изменение цвета линий таблицы

2 способ:

  1. Выделите нужный фрагмент в таблице;
  2. Наведите курсор на выделенный фрагмент и нажмите правую кнопку мыши;
  3. Выберите в контекстном меню пункт «Граница и заливка»;
  4. Задайте тип границ и  нажав на кнопку открытия меню «Цвет», подберите требуемую палитру цвета, а затем нажмите «ОК». При этом в области «Образец» можно увидеть примерный вид таблицы до внесения изменений

В процессе создания такой «разноцветной» таблицы, можно не раз ошибиться, то подобрав не тот тон цвета, то — не задав достаточной толщины для линий. Временной откат действий (Ctrl+Z) здесь не помешает, но есть и другой способ, который позволяет просмотреть скелет таблицы, а уже затем подбирать подходящий тип и цвет линий. Для этого достаточно сделать границу в определенном месте невидимой, проанализировав общий вид линий, подобрать подходящую, и повторить предыдущее действие нужное количество раз, пока не будет достигнут искомый результат. Что бы сделать линии в таблице невидимыми, сделайте следующее:

  1. Выделите нужную группу ячеек в таблице;
  2. В группе «Рисование границ» откройте меню кнопки «Стиль пера» и выберите «Без границ»;
  3. Курсором в виде карандаша проведите по нужным линиям. При этом сама линия исчезнет, но между строками останется невидимая граница, что можно увидеть, просто выделив этот фрагмент таблицы (линии строк не будут закрашены выделением)

Рисунок 2. Стирание линий

Стили таблиц

Что такое стили таблиц? Это готовые шаблоны таблиц с предварительно заданными параметрами форматирования – цвет линий, толщина, заливка ячеек и т.п. Их цель, как и любого шаблона – экономить время пользователя, позволяя быстро создавать предварительно отформатированные таблицы различных типов. На этом поприще разработчики MS Word 2010 постарались, и предоставили нам возможность использовать около сотни этих шаблонов (98 штук), чего более чем достаточно для большинства случаев.

Что еще более интересно, что внешний вид шаблона можно, буквально, на лету изменять, включая/отключая один или несколько из шести параметров стилей таблиц. Для этого сделайте следующее:

  1. Поместите курсор в любую ячейку таблицы;
  2. Откройте вкладку «Конструктор»;
  3. В группе «Параметры стилей таблиц» выберите нужные пункты:
  • «Строка заголовка» — первая строка будет отличаться от остальных;
  • «Строка итогов» — последняя строка будет отличаться от остальных;
  • «Чередующиеся строки» — одна строка будет одного стиля, вторая – другого, чаще всего это выражается в изменении стиля шрифта строки и различной цветовой заливки строк, по типу «зебры»;
  • «Первый/последний столбец» — первый или последний столбцы будут отличаться от других, например, если таблица однотипная, и везде одинаковый шрифт, монотонная заливка (или отсутствует) – то в этих столбцах будет другой стиль шрифта (полужирный, курсив, высота кегля) и другая заливка, толщина и цвет линий, в зависимости от выбранного шаблона;
  • «Чередующиеся столбцы» — аналогично строкам, задает различия в стилистике чередующихся столбцов

Использование стилей таблиц

Стили таблиц использовать очень просто, благодаря удобному и широкому меню выбора стиля оформления таблицы. Более того, шаблон можно просто «примерить», как в магазине, а не «покупать» сразу же, для этого достаточно на секунду задержать курсор над искомым шаблоном (таблица изменить свой вид в зависимости от выбранного стиля). Чтобы использовать стили таблиц, сделайте следующее:

  1. Выберите любую ячейку таблицы;
  2. Откройте вкладку «Конструктор»;
  3. В группе «Стили таблиц» нажмите кнопку «Дополнительны параметры» чтобы открыть меню выбора шаблонов;
  4. Чтобы предварительно увидеть как будет выглядеть таблица с данным шаблоном – подведите курсор к образцу шаблона, если данный вариант подходит – нажмите на нем левой кнопкой мыши

Рисунок 3. Применение и изменение стиля таблицы

Если же определённый шаблон не устраивает вас полностью, то его можно изменить, внеся в него нужные правки. Для этого сделайте следующее:

  1. Выберите произвольную ячейку таблицы;
  2. Откройте вкладку «Конструктор»;
  3. В группе «Стили таблиц» нажмите кнопку «Дополнительные параметры» и в открывшемся меню выберите «Изменить стиль таблицы»;
  4. В окне «Изменение стиля» внесите следующие изменения:
  • В поле «Имя» введите нужное название для таблицы;
  • В поле «Основан на стиле» откройте меню и выберите один из стилей (в нашем случае это «Изящная таблица 1»);
  • В поле «Применить форматирование к» выберите к чему применить форматирование – к целой таблице, или, например, к  строке заголовка или четным/нечетным чередующимся строкам;
  • С помощью группы инструментов, знакомых нам как по вкладке «Главная» (с помощью которой мы преимущественно  форматируем шрифт), так и по вкладке «Конструктор» (а также окну «Граница и заливка») внесите нужные изменения в формат шрифта и линий таблицы;
  • В области окна, где представлен образец таблицы, можно просмотреть, как будет выглядеть будущая таблица, правда в сжатом виде, а чуть ниже, представлена область, в которой перечислены все внесенные изменения формата таблицы (размер кегля, семейство шрифта, толщина линий и т.д.);
  • Закончив изменение формата таблицы, чтобы применить новый шаблон к данному документу выберите «Только в этом документе», чтобы использовать в новых документах – выберите «В новых документах, использующих этот шаблон»;
  • Чтобы провести еще более тонкую и тщательную настройку формата стиля таблицы, нажмите кнопку «Формат» и выберите один из шести пунктов. Вы получите доступ к шести различным окнам, в которых можно провести детальную настройку, если вам нужно изменить шрифт – выберите «Шрифт», чтобы изменить формат линий – выберите «Граница и заливка» и т.д. Наглядно, все окна доступные из меню кнопки «Формат», можно увидеть на рисунке 4.

Рисунок 4. Меню кнопки «Формат» окна «Изменение стиля»

Создание нового стиля таблицы

Иногда быстрее и эффективнее не редактировать уже существующий шаблон стиля таблицы, а создать новый стиль оформления таблицы. Кроме того, процесс создания стиля мало чем отличается от описанного выше процесса изменения стиля. Чтобы создать новый стиль оформления таблицы, сделайте следующее:

  1. Выберите любую ячейку таблицы;
  2. Откройте вкладку «Конструктор» и в группе «Стили таблиц» нажмите кнопку «Дополнительные параметры» — для открытия меню выбора шаблонов стилей;
  3. В окне «Создание стиля» внесите нужные правки, описанным выше способом

Рисунок 5. Создание нового стиля таблицы

Удаление стиля

Если же примененный стиль вам не подошел, и вы хотите вообще от него избавиться или убрать его для того, чтобы с чистого листа создать новый стиль, его можно удалить, а точнее очистить таблицу от любого примененного к нему форматирования. Для этого сделайте следующее:

  1. Выберите любую ячейку таблицы;
  2. Откройте вкладку «Конструктор» и в группе «Стили таблиц» нажмите кнопку «Дополнительные параметры»;
  3. В меню выбора стилей оформления таблиц нажмите кнопку «Очистить»

Наименование таблицы

Если вы работаете с небольшим документом, в котором присутствует 2-3 таблицы, вы можете дописать вверху или внизу таблицы ее название, так сказать «по-быстрому». Конечно, это не будет название в правильном смысле, а всего лишь абзац с текстом около таблицы и у вас не будет тех преимуществ, которые дает ввод названия средствами вкладки «Ссылки». Это и автоматическая нумерация, автоназвание и автоматическая подпись, то есть те средства, что позволяют экономить время и избежать ошибок, особенно при наименовании большого числа разнотипных таблиц. Чтобы добавить название к таблице, сделайте следующее:

  1. Выберите любую ячейку таблицы;
  2. Откройте вкладку «Ссылки»
  3. В группе «Названия» нажмите кнопку «Вставить название» и в окне «Название» выполните следующие действия:
  • В окне «Название» в одноименном поле введите название таблицы (при этом вы не можете удалить номер и подпись названия в этом поле);
  • Для смены подписи, нажмите на кнопке открытия списка выбора подписи. По умолчанию заданы только три – «таблица», «рисунок» и «формула», чтобы добавить новую подпись нажмите «Создать» и введите название подписи в окне «Новое название». После того как вы нажмете «ОК», снова откройте список выбора подписи и вы увидите там введенную вами подпись. В нашем примере, мы ввели в подпись категорию «Жесткие диски», это целесообразно, например, для отделов крупных фирм реализующих компьютерные комплектующие, где целые отделы занимаются только носителями информации или материнскими платами. Соответственно, подотделы составляют отчетность в табличном виде только по этой категории комплектующих. Добавив подпись типа «Жесткие диски» (видеокарты, оперативная память и т.п.), работники отдела, ответственные за отчетность, смогут сэкономить массу времени, избегая рутины с постоянным ручным вводом названий для  однотипных таблиц;
  • Чтобы еще более автоматизировать процесс ввода названий, как в примере с комплектующими, нажмите кнопку «Автоназвание» и поставьте флажок в пунктах, соответствующих тому типу объектов, с которыми вы работаете (в нашем случае это «Таблица Microsoft Word»). В группе «Параметры» окна «Автоназвание» выберите подпись, ее положение, если нужно создайте новую подпись, используя кнопку «Создать» и выберите тип нумерации. Обратите внимание, что можно задать привязку к главе – это необходимо, если вы работаете над документами типа дипломных и курсовых работ. Для этого откройте окно «Нумерация названий» нажав кнопку «Нумерация» и выберите пункт «Включать номер главы» и в поле «Начинается со стиля» выберите один из девяти стилей заголовков, а в поле «Разделитель» выберите знак, который будет использоваться в качестве разделителя.
  • Чтобы поместить подпись под/над таблицей, в поле «Положение» выберите, как будет расположено название таблицы;
  • Чтобы исключить подпись из названия, поставьте флажок в пункте «Исключить подпись из названия». Иногда это нужно, если вы хотите просто пронумеровать таблицы, не добавляя для них одноименную подпись. Например, вам нужно представить начальству четыре отчета о прибыли за квартал, и вам не нужно, чтобы в наименовании отчета содержалась подпись типа «Таблица». Вы отключаете подпись, ставите формат нумерации римскими цифрами (для визуального соответствия отчетным периодам) и получаете название типа «III Отчет о прибыли, март»

Рисунок 6. Ввод названия таблицы

Примечание. Безусловно, при работе со сложными документами с большим количеством разнотипных таблиц, вам придется часто менять подписи для соответствующих категорий (как в случае с прайсами в небольших магазинах, где вся отчетность лежит на одном-двух работниках). Если же вы оформляете много небольших документов с однотипными таблицами, то подход, с использованием автоназвания, поможет вам сэкономить время. Более того, может оказаться, что вам эффективнее разбить большой документ на ряд малых, рассортировать таблицы в документы по категориям и, используя автоназвание, добавить наименование для таблиц, а затем уже объединить это все в один документ. И, напротив, в небольших документах, достаточно использовать типовую подпись для таблицы и просто добавлять отдельное имя для каждой таблицы.

Рисунок 7. Изменение названия подписи

Быстрый поиск таблицы

Если перед вами большой документ, в котором много таблиц, а вам нужно найти одну-две искомые таблицы и сделать это быстро, вовсе не обязательно перелистывать весь документ, достаточно использовать автоматический поиск по номеру таблицы. Для этого сделайте следующее:

  1. Откройте документ и нажмите клавишу <F5>;
  2. В окне «Найти и заменить» на вкладке «Перейти» в меню «Объект перехода» выберите — «Таблица»;
  3. В поле «Введите номер таблицы» — введите номер таблицы и нажмите «Далее». Обратите внимание, что кнопки «Далее» и «Назад» можно использовать для последовательного перехода вперед и назад, от одной таблице к другой (или другому объекту)

Таблицу можно найти и по названию, но такой поиск будет быстрым только в случае, если название таблицы является оригинальным или нечасто встречается в документе, иначе MS Word 2010 будет последовательно перебирать все похожие варианты. Чтобы найти таблицу по названию, сделайте следующее:

  1. Откройте окно «Найти и заменить»;
  2. В поле «Найти» на вкладке «Найти» введите точное название таблицы (чтобы снизить вероятность ошибки и ускорить поиск);
  3. Нажмите кнопку «Далее» — если названия в точности совпадают, и подобный текстовый фрагмент больше нигде не встречается в документе, то Word найдет данную таблицу очень быстро. Если же подобный текст встречается в документе не раз, то придется использовать многократно кнопку «Найти далее», чтобы добраться до искомой таблицы, перебирая схожие варианты

Рисунок 8. Быстрый поиск таблицы

Преобразование таблицы в текст

Иногда табличные данные нужно перевести в вид обычного текста. Наверное, можно просто перенести данные из таблицы на новую страницу, но что делать, если таблица большая и необходимо сохранить некое подобие структуры? Для этого нужно использовать преобразование таблицы в текст:

  1. Выберите любую ячейку таблицы;
  2. Откройте вкладку «Макет»;
  3. В группе «Данные» нажмите кнопку «Преобразовать в текст» — таблица преобразится в текст

Рисунок 9. Преобразование таблицы в текст

Удаление таблицы

Если таблица не нужна, ее можно просто удалить. Для этого сделайте следующее:

  1. Выберите любую ячейку таблицы;
  2. Откройте вкладку «Макет»;
  3. В группе «Строки и столбцы» нажмите кнопку «Удалить»
  4. Выберите из списка «Удалить таблицу»

Рисунок 10. Удаление таблицы

Если же таблица небольшая, не более страницы — выделите таблицу целиком вместе с абзацами, окаймляющими таблицу, а затем нажмите клавишу <Delete>.

Заключение

В данной работе мы познакомились с еще рядом вопросов, связанных с форматированием таблиц. В частности, с изменением цвета линий таблицы, применением шаблонов стилей таблиц, системой поиска и механизмом  добавление названия к таблицам. Данный материал будет полезен широкому кругу пользователей MS Word 2010, а в следующих статьях будет продолжено рассмотрение вопросов, связанных с работой с таблицами в Word.

На правах рекламы: